Stappenplan personeel aannemen

Wil je personeel aannemen? Natuurlijk overleg je dan eerst met je boekhouder!
Maar met deze 12 stappen ontdek je alvast welke regels er zijn en wat je moet regelen.

1. Houd je aan wetten en regels bij het werven van personeel

Bij het zoeken naar werknemers moet je je houden aan regels voor gelijke behandeling van kandidaten. Zorg bijvoorbeeld voor een neutrale vacaturetekst zodat iedereen zich welkom voelt om te reageren. Tijdens een gesprek mag je geen vragen stellen over gezondheid of privéleven. Of over iemands gezin of kinderwens. 

2. Controleer de identiteit van sollicitant

Heb je een geschikte kandidaat gevonden? Controleer dan wie de sollicitant is en of diegene wel bij je mag komen werken. Dit geldt ook als je buitenlands personeel of stagiairs wilt aannemen. Controleer de identiteit door een geldig identiteitsbewijs te vragen, zoals een paspoort (geen rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst).

Let bijvoorbeeld op:

  • de pasfoto
  • kenmerken als leeftijd en lengte
  • handtekening
  • nationaliteit
  • of het bewijs geldig is (check de datum)
  • echtheidskenmerken (zoals watermerk en documentnummer)

Gebruik het stappenplan Verificatieplicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Bewaar een kopie van de identiteitsbewijzen in de administratie.

3. Screen toekomstige werknemers

Neem je iemand aan voor een functie waarin betrouwbaarheid (integriteit) belangrijk is? Screen de sollicitant dan eerst. Met een screening onderzoek je of iemand betrouwbaar is. Zo kun je risico’s beperken. Je kunt ook tijdelijke medewerkers zoals interimmedewerkers, zzp’ers, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers screenen.

4. Pas de administratie aan

Zorg dat alle verplichte gegevens in de administratie verwerkt zijn voordat de werknemer begint. Denk hierbij aan:

  • de gegevens voor de loonheffingen
  • een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer
  • de loonstaat

Uiteraard doe je dit samen met je boekhouder.

5. Aanmelding als werkgever

Neemt je voor het eerst personeel aan? Dan moet je als werkgever aangemeld worden bij de Belastingdienst. De boekhouder regelt dan samen met jou de formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen.

Neem je op een later moment nieuwe werknemers aan? Of gaan er werknemers weg? Geef dit dan altijd door aan de boekhouder.

Lees waar je nog meer rekening mee moet houden als je voor het eerst personeel aanneemt.

6. Leg de arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst

In een arbeidsovereenkomst (ook wel arbeidscontract genoemd) leg je het salaris van de werknemer vast. je zet er ook in of je gebruikmaakt van een cao, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling is voor de werknemer. Je moet de werknemer duidelijk informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden zodat de werknemer weet welke rechten hij of zij heeft.

De meest voorkomende afspraken gaan over:

7. Betaal minstens het minimumloon en vakantiebijslag

Je moet uw werknemers vanaf 21 jaar in ieder geval het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag betalen. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers. Voor jongere werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugdloon. Voor werknemers van 13 en 14 jaar bestaat geen minimumjeugdloon. Je spreekt samen af hoe hoog het loon is.

8. Houd je aan de Arbowet

De werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet  (Arbowet). Je moet volgens deze wet arbobeleid maken. En je moet een basiscontract afsluiten met een arbodienstverlener. In het contract staat bij welke taken je je moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts.

9. Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op

Je moet een risico-inventarisatie en -evaluatie maken als je personeel in dienst neemt. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of je een RI&E hebt. In de RI&E schrijf je op welke veiligheids- en gezondheidsrisico’s er zijn voor het personeel. En de maatregelen die je daartegen neemt.

10. Draag sociale verzekeringspremies af

Als de werknemer in Nederland werkt, moet je in Nederland sociale verzekeringspremies betalen. Je betaalt de premies voor de werknemers- en de volksverzekeringen aan de Belastingdienst. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kan je er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden. Je betaalt dan minder premie voor de werknemersverzekeringen. Als de werknemer ziek of arbeidsongeschikt wordt, dan betaalt jij de uitkering in plaats van UWV.

11. Controleer of de werknemer een zorgverzekering heeft

Iedere werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is een werknemer niet verzekerd, of betaalt hij/zij de premie niet? Dan sluit het CAK een zorgverzekering af voor de werknemer. Je moet als werkgever voor deze zorgverzekering de zorgpremie inhouden van het loon. Je maakt de premie dan over aan het CAK.

12. Regel het pensioen voor personeel

Je bent verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor jouw sector. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds? Dan kies je zelf of je je werknemers een pensioenregeling aanbiedt. Lees in het stappenplan pensioenregeling aanbieden hoe je pensioen voor je werknemers regelt.