Debiteurenbeheer

Debiteuren zijn je klanten en daar wil je een goede relatie mee. Maar slecht betalende klanten zorgen voor stress en financiële ellende. Strak debiteurenbeheer en een goede debiteurenadministratie zijn belangrijk, maar hoe doe je dat? 

Hoe zat het ook al weer?
Een debiteur is een klant die een factuur van je heeft gekregen, maar nog niet heeft betaald. Debiteuren staan links op je balans bij bezittingen, de activa.
De tegenhanger is een crediteur. Een crediteur is een bedrijf, instelling of persoon, waarvan je de factuur zelf nog moet betalen. Op je balans staan crediteuren rechts, bij schulden: de passiva.

Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Voor de cashflow van je bedrijf is het gunstig als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Debiteurenrisico is het risico dat je debiteur niet (op tijd) zijn rekening betaalt. Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van je debiteuren. Goed debiteurenbeheer helpt je bij het (op tijd) krijgen van je geld en heeft dus direct invloed op je cashflow. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant en eindigt wanneer de factuur betaald is.

Met de volgende tips zorg je dat je klant op tijd betaalt:

Checken
Je kunt vaak vooraf de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten nagaan. Zijn je klanten vooral ondernemers? Kredietbeoordelaars kunnen gerichte bedrijfsinformatie leveren. Je kunt ook via het KVK Handelsregister onderzoeken of er sprake is van een faillissement of surséance van betaling. Dan weet je of je zaken doet met een partij waarbij financiële problemen bekend zijn.

Lever je vooral aan consumenten, dan kun je bij een grote opdracht eventueel vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). In het BKR-register staan echter geen belastingschulden. Het register geeft je wel een indruk van hoe de klant er financieel voorstaat en of er mogelijk problemen zijn die kunnen leiden tot het niet betalen van jouw facuur.

Betalingstermijn
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. De betalingstermijn is de periode waarbinnen het totaalbedrag van de factuur betaald moet zijn. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De maximale wettelijke betaaltermijn is 60 dagen voor bedrijven en 30 dagen voor de overheid. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur.

Grootbedrijf vs MKB
Grote bedrijven moeten rekeningen van het midden- en kleinbedrijf vanaf 1 juli 2022 binnen maximaal 30 dagen betalen. Dat is een halvering van de oude betaaltermijn van 60 dagen.
Deze nieuwe wettelijke betaaltermijn zorgt ervoor dat jij je geld sneller binnen krijgt, zodat het niet blijft hangen in openstaande facturen. Je kunt het geld zo sneller weer voor je bedrijf inzetten.

Heb je klanten jouw facturen straks sneller moeten betalen omdat ze vallen onder de noemer ‘grote bedrijven’? Deze bedrijven hebben minimaal 250 werkzame personen in dienst of meer dan 50 miljoen euro omzet en bovendien een balanstotaal hoger dan 43 miljoen euro. Je klant kan je hierover meer informatie geven. Informatie over het aantal werkzame personen bij een bedrijf vind je ook bij KVK.

Pas in je algemene voorwaarden en contracten de betaaltermijn aan voor grote bedrijven. Communiceer deze met je klant voordat je de factuur stuurt. Heb je algemene voorwaarden gedeponeerd bij KVK? Pas deze ook aan. Let op: grote bedrijven werken meestal met inkoopvoorwaarden. Vraag je klant om aangepaste inkoopvoorwaarden met betalingstermijn van maximaal 30 dagen.

Meldpunt ACM
Ben jij een mkb-ondernemer of zzp’er en lever je aan grote bedrijven? Als je niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald krijgt, dan kun je anoniem melden bij het tijdelijk Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Hiermee wil de overheid zicht krijgen op hoe vaak de afgesproken betaaltermijnen van het grootbedrijf aan het mkb niet wordt nageleefd.

Eigendomsvoorbehoud
Een eigendomsvoorbehoud betekent dat je eigenaar blijft van je geleverde product, totdat de klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud daarvoor in je algemene voorwaarden.

Vooruitbetaling
Als je klant vooraf betaalt, is je risico bijna nihil. Bij zakelijke klanten zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.

Lever je een product aan een consument? Dan mag je klant maximaal 50% vooruitbetalen. Meer is wettelijk niet mogelijk. Een vooruitbetaling of aanbetaling zet je in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Een uitzondering is een webshop. Kiest je klant voor betaling via iDEAL, dan is volledige aanbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is niet gebruikelijk als je een dienst levert aan een consument. Lever je naast de dienst ook een product? Dan kun je maximaal 50% aanbetaling van je klant vragen.

Factureren
Maak afspraken met je klant over de factuur:
– Leg een eventuele korting bij snelle betaling vast (dynamic discounting).
– Informeer welke eisen je klant stelt aan de factuur. Een e-factuur uit je factureersysteem, een e-factuur via PEPPOL, een pdf of een papieren factuur? Of maak het je klant gemakkelijk, zodat hij eenvoudig kan betalen via een digitaal betaalverzoek of iDEAL.
– Vraag bij je klant na wat er op de factuur moet staan en op welke kostenplaats. Denk hierbij aan een inkoopnummer, ook wel PO nummer (purchase order nummer) genoemd.

Verstuur je factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Wettelijk stuur je een factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand dat je het product of dienst hebt geleverd. (Voorbeeld: je hebt op 20 oktober je product geleverd. Je verstuurt je factuur uiterlijk op 15 november.)

Zorg dat je factuur correct is. Je klant kan een factuur met fouten terugsturen of te laat betalen.

Je wilt een tevreden klant, dus vlak na levering van je product of dienst kun je vragen of alles naar wens is. Een tevreden klant betaalt sneller. Houd bij welke klanten op tijd en welke klanten te laat betalen.

Aanmanen
Als je klant de factuur niet op tijd betaalt, kun je de volgende stappen nemen:

  • Stuur 2 dagen na de vervaldatum van de betaaltermijn een eerste herinnering. En begin meteen met het bijhouden van de stappen die je hebt genomen, dat kan later goed van pas komen.
  • Neem daarna telefonisch contact op om eventuele onduidelijkheden over de factuur uit de wereld te helpen.
  • Stuur 7 dagen na de eerste herinnering een aanmaning (tweede herinnering) aangetekend per post met ontvangstbevestiging.
  • Stuur 7 dagen na de tweede herinnering een aangetekende pré-incasso per post met ontvangstbevestiging. In een pré-incasso vermeld je dat je tot nu toe geen betaling hebt ontvangen. En dat je over 14 dagen (wettelijke termijn) een incassobureau inschakelt.
  • Bel na 14 dagen nogmaals en vermeld mogelijke extra kosten per incasso.
  • Schakel na de wettelijke termijn van 14 dagen een incassobureau in. Een incassobureau stuurt je debiteur een of meerdere aanmaningen. Je klant moet deze binnen 14 dagen betalen. Een incassobureau mag geen dwangmiddelen gebruiken.

De relatie met je klant is belangrijk. De hierboven beschreven stappen en de gekoppelde termijnen zijn niet wettelijk vastgelegd. Je kunt hier dus van afwijken. Dat geldt niet voor de genoemde wettelijke termijnen bij de pré-incasso en de betalingstermijn van 14 dagen bij het incassobureau.

Betalingsregeling
Een optie is om je klant een betalingsregeling voor te stellen. Doe dat niet meteen, maar bekijk eerst of betalingsuitstel uitkomst biedt. Kan je klant onmogelijk in korte tijd de factuur betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze betalingsregeling op papier. (De regeling vervalt weer als je klant op de afgesproken momenten betaalt.)

Wettelijke rente
Betaalt je klant niet of te laat, dan mag je wettelijke rente doorberekenen. Wettelijke rente bereken je over de periode waarin je klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verlopen. (Je hebt ook recht op een standaard vergoeding van maximaal 40 euro. En op een vergoeding voor juridische kosten of incassokosten.)

Juridische stappen
Je hebt alles gedaan om je klant te laten betalen, maar het is niet gelukt? Neem dan juridische stappen. Schakel een deurwaarder in. Een gerechtsdeurwaarder int voor jou de schuld bij je klant of hij spreekt een betalingsregeling met je klant af. Reageert je klant niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. De deurwaarder zal je klant dan dagvaarden. In de dagvaarding staat waar en wanneer je klant zich moet melden bij de rechtbank. De rechter doet een uitspraak (vonnis) en de deurwaarder geeft dit vonnis aan je klant. Houdt je klant zich niet aan de uitspraak van de rechter, dan kan de deurwaarder beslag leggen op het inkomen of de spullen van je klant.

WHOA aanvragen
Vanaf 1 januari 2021 geldt de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA). Deze wet helpt ondernemers die door hoge schulden failliet dreigen te gaan, maar nog wel levensvatbare bedrijfsactiviteiten hebben. Het doel van WHOA is om schulden te reorganiseren zodat bedrijven daarna door kunnen gaan met ondernemen. Of dat zij zonder faillissement kunnen stoppen met hun activiteiten. Met WHOA kan er zonder instemming van alle schuldeisers een akkoord over een schuldregeling komen.

Je kunt als schuldeiser voor jouw klant WHOA aanvragen. Hiervoor schakel je een advocaat in. Je advocaat kan een verzoek bij de rechtbank indienen voor de aanwijzing van een herstructureringsdeskundige die de WHOA-aanvraag voorbereidt. (De griffiekosten en de kosten voor de advocaat komen wel voor jouw rekening. Bij een WHOA traject is het doel dat je als schuldeiser meer uitbetaalt krijgt dan bij een faillissement.)

Faillissement aanvragen
Als WHOA geen optie is en je klant zo diep in de problemen zit dat hij je factuur niet kan betalen, kun je het faillissement van je klant aanvragen. Hiervoor zijn 2 schuldeisers nodig. Is je klant al failliet verklaard, dan kun je een vordering gespecialiseerd indienen bij de curator. Dit heet ‘indienen ter verificatie’.

Debiteurenfinanciering
Als je debiteuren vaak te laat betalen heeft dit invloed op je cashflow: je hebt minder geld om je kosten te betalen of te investeren. Naast de mogelijkheden om je klant sneller te laten betalen, kun je het debiteurenbeheer ook uitbesteden. Dit heet debiteurenfinanciering of factoring. Dit brengt extra kosten (een percentage van je factuur of van je omzet) met zich mee, maar kan de moeite waard zijn omdat het leidt tot een betere cashflow.
Je ontvangt dan direct het openstaande bedrag van de factor en je betaalt een vergoeding aan de factor. Deze int de rekening bij je klanten. Met factoring verbeter je meteen je liquiditeit. Je hebt geld om direct te besteden.

Reverse factoring
Heb je grote klanten zoals supermarkten en energiebedrijven, die de gemiddelde betaaltermijn vaak sterk overschrijden? Dan zou je te maken kunnen krijgen met reverse factoring. De factor (meestal de financier van je klant) onderzoekt de kredietwaardigheid van je klant. Je klant geeft een betaalgarantie af voor facturen die hij goedkeurt. De factor weet zeker dat de klant gaat betalen en schiet het bedrag binnen 5 of 10 dagen voor aan jou.

Kredietverzekering of debiteurenverzekering
Kies je voor een kredietverzekering dan keert je verzekeringsmaatschappij het bedrag van de factuur uit als je klant niet kan betalen. Bijvoorbeeld als je klant failliet gaat of surseance van betaling heeft. Een kredietverzekering wordt ook debiteurenverzekering genoemd. Een kredietverzekering is alleen van toepassing als je zakelijke klanten hebt. Je hebt keuze uit verschillende vormen, zoals verzekering per transactie of per debiteur. Je kunt ook je totale omzet verzekeren, de meest uitgebreide verzekering. Doe je vooral zaken met klanten in een bepaald land, dan kun je kiezen voor een kredietverzekering per land.

Verjaringstermijn
Iedere verzonden factuur heeft een verjaringstermijn. Na de verjaringstermijn hoeft je klant niet meer te betalen. Bij consumenten is de verjaringstermijn voor de aankoop van producten 2 jaar. Koopt een consument een dienst of een reis dan is de verjaringstermijn 5 jaar. Bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn 5 jaar na afloop van de uiterste betaaldatum. Herinner je jouw klant voor het einde van de verjaringstermijn? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.

Debiteurenadministratie bewaren
De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is 7 jaar. Dit geldt voor je papieren- en digitale administratie. In je debiteurenadministratie houd je alle openstaande facturen van je klanten bij. Je bewaart ook je inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst heeft op een rij gezet welke gegevens je nog meer moet bewaren.

Dubieuze debiteuren
Dubieuze debiteuren zijn klanten die hun factuur waarschijnlijk nooit gaan betalen. Je kunt in je administratie een voorziening dubieuze debiteuren aanmaken. Je boekt het factuurbedrag exclusief btw over van de post gewone debiteuren naar de post dubieuze debiteuren.

Oninbare vorderingen
Is het zeker dat je debiteur de factuur niet betaalt of slechts voor een deel, dan valt het bedrag onder oninbare vorderingen. De btw op het factuurbedrag heb je al afgedragen aan de Belastingdienst. De btw op een oninbare vordering kan teruggevraagd worden.